Activer et configurer l'échange de postes alternatifs

Conditions préalables

Workforce Management > Business Unit > Ajouter, Modifier, et Visualiser permission

L'échange de quarts de travail alternatifs permet aux agents d'échanger des quarts de travail quotidiens avec le système, sur la base de règles commerciales et d'objectifs de service configurés par l'administrateur. Cette option fournit aux agents des quarts de travail qu'ils peuvent utiliser pour modifier leurs horaires selon leur choix et réduit également l'effort de l'administrateur qui doit modifier manuellement les horaires des agents.

Permettre des horaires alternatifs

Cliquez sur Admin.
Sous Workforce Management, cliquez sur Business Units.
Effectuez l'une des étapes suivantes :
- Ajouter une nouvelle unité commerciale.
- Ouvrir une unité commerciale existante.
Cliquez sur l'onglet Alternative Shifts.
Activez la bascule Enable Alternative Shifts. Pour plus d'informations sur l'activation des équipes alternatives, voir Ajouter une unité commerciale. Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Fixer le nombre d'heures minimum avant le début de l'une ou l'autre des équipes de travail

Sous Alternative Shift Starts, l'administrateur peut fixer la limite de l'heure de début au plus tôt des équipes impliquées dans l'échange d'équipes alternatives. En fonction du nombre défini, les agents ne peuvent pas créer de demandes de transaction lorsque la première transaction possible a lieu moins longtemps que la durée définie dans le futur. Par exemple, si le minimum est de 24 heures, les agents ne peuvent pas demander d’opérations pour le quart de travail actuel. Cependant, les agents peuvent demander des échanges pour un décalage de 24 heures à partir de l'heure actuelle.

Cette contrainte permet aux agents et aux administrateurs d'être avertis en temps utile d'un changement de programme résultant d'un échange de programmes. Par exemple, si le champ Alternative Shift Starts est défini sur 4 heures et 15 minutes, et que l'heure actuelle est 7h00 le lundi, le système ne proposera pas ces gardes :

Toute équipe alternative à l'équipe de l'agent qui commence avant 11 h 15 le lundi.
Toute équipe alternative commençant avant 11h15 le lundi à l'une des équipes existantes de l'agent. Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Spécifier les catégories d'activité comme étant protégées

Si les agents doivent effectuer des activités à l'heure prévue, l'administrateur peut marquer la catégorie d'activité comme étant protégée. Si l'équipe de l'agent a une activité protégée, le système inclut toujours l'activité dans toutes les équipes alternatives proposées pour cette équipe.

Par exemple, supposons que la catégorie d'activité Meeting soit marquée comme protégée et que Company All-Hands soit une activité de la catégorie Meeting. Si l'équipe du mardi de l'agent a une activité Company All-Hands à 11h00, alors les équipes alternatives proposées pour l'équipe du mardi de l'agent incluent l'activité Company All-Hands à 11h00 le mardi.

Pour protéger une catégorie d'activité, procédez comme suit :

Sous l'onglet Alternative Shifts, activez Enable Alternative Shifts.
Sous Protected Activities, sélectionnez les activités que vous souhaitez protéger. Cliquez sur l’image pour l’agrandir.