Série : Activation du centre de contact

Organiser la collaboration des parties prenantes

La collaboration aide votre projet équipe à prendre de meilleures décisions et à conduire le plaidoyer au sein de l’organisation Cet effort est un moyen essentiel d’obtenir un soutien pour les objectifs du projet et d’assurer l’alignement sur votre mission et votre stratégie.

La collaboration est essentielle à la mise en œuvre de nouvelles technologies, car la configuration doit répondre aux besoins de l’organisation et prendre en charge un large éventail de processus et d’objectifs. À différentes phases du projet, impliquez différents acteurs du projet dans l’ensemble de l’entreprise. C’est un art et une science de diriger les membres d’équipe pour qu’ils travaillent ensemble.

Assurez-vous que vos membres principaux de équipe se rencontrent régulièrement et qu’ils établissent rapidement des normes de travail et des attentes communes. Sollicitez et intégrez les commentaires d’un large éventail de parties prenantes en plus des membres principaux de équipe. Il n’est pas impératif que chaque acteur du projet assiste à chaque réunion et contribue à chaque décision. Cependant, il est important qu’ils communiquent tout au long du projet pour discuter des jalons futurs et apporter leurs points de vue uniques sur les décisions du projet.

Il peut être tentant de limiter le nombre de personnes ayant contribué à la conception de du service. De longues conversations et de multiples couches de décisions ralentissent les progrès. L’avantage de solliciter les commentaires des parties prenantes à tous les niveaux de l’organisation l’emporte sur les inconvénients d’incorporer diverses personnes affectées par les résultats du projet.

Questions

Discutez des questions suivantes avec votre équipe :

  • Existe-t-il une culture de collaboration au sein de votre organisation ? Si oui, comment cette culture peut-elle orienter les objectifs du projet ? Si non, comment pouvez-vous commencer à créer une culture plus collaborative en utilisant ce projet comme une opportunité pour le faire ?
  • Avez-vous identifié un équipe de base couvrant plusieurs départements et rôles au sein de l’organisation ? Avez-vous les bonnes personnes de l’entreprise ? Comprennent-ils le flux de travail ? Peuvent-ils apporter une vision de l’expérience client souhaitée et du flux de travail optimal ?
  • Avez-vous obtenu l’accord et l’adhésion des utilisateurs finaux de l’informatique, du centre de contact et de l’entreprise qui administre et utilise Genesys Cloud ? Ces parties prenantes comprennent-elles que leur contribution et leur collaboration constituent une partie importante du processus de mise en œuvre et de la réussite du projet ?
  • Quelles sont les opportunités de créer une collaboration dans le calendrier et les jalons du projet ? Comment pouvez-vous vous assurer que toutes les parties prenantes ont la possibilité de partager leurs points de vue ?

Actions

Prenez les mesures suivantes avant d’aller de l’avant :

Préparation Assigné à Date complète

Au cours des réunions internes du projet et du projet équipe, définissez clairement :

  • Ce que vous entendez par collaboration interne et externe avec les parties prenantes.
  • Ce que vous espérez accomplir en établissant des relations de travail collaboratives.
  • Comment vous attendez le projet équipe et les utilisateurs pour travailler en collaboration.
Rassemblez régulièrement toutes les parties prenantes du projet pour revoir la stratégie et la planification du projet. Assurez-vous que les parties prenantes communiquent les progrès, les jalons, les obstacles et les problèmes en suspens résolus. Solliciter activement la participation et la contribution des membres d’équipe.
Enregistrez toutes les réunions, les sujets de discussion et les décisions. Utilisez un portail commun ou une distribution par courrier électronique pour organiser les documents de projet et les comptes rendus de réunion, et fournissez à toutes les parties prenantes un aperçu de la planification et de la prise de décision.
Créez des opportunités de collaboration pour les équipes de projet, supprimez les silos si possible et encouragez les membres d’équipe à étendre leurs compétences en matière d’inclusion et de collaboration. Reconnaître et récompenser la collaboration.
Identifier les rôles et les responsabilités du projet :Article suggéré précédent Article suggéré suivant : Anticiper et gérer le changement de manière proactive