Travailler avec des règles d'association d'utilisateurs

Les règles utilisateurs définissent la logique qui détermine comment les utilisateurs, les groupes et les modules de formation sont automatiquement associés ou assignés. Ils permettent aux administrateurs de définir des critères d'inclusion ou d'exclusion spécifiques afin que les bons utilisateurs soient connectés aux modules ou activités appropriés sans intervention manuelle. Chaque règle comprend des conditions configurables, telles que des groupes, des utilisateurs ou des critères, que le système évalue lors de l'attribution automatique. 

Les administrateurs peuvent créer, modifier, copier, supprimer ou réinitialiser les règles afin de maintenir la flexibilité et la précision dans la gestion des affectations. Ces actions permettent de rationaliser la configuration, de réduire les efforts manuels et de garantir que les mises à jour ou les changements sont appliqués efficacement dans les modules dépendants. Les sections suivantes décrivent comment créer, modifier, copier, supprimer et réinitialiser des règles dans WFM, ainsi que des informations sur le regroupement, la complexité et les dépendances des règles.

Pour travailler avec des règles, accédez à la page Développement et retour d'information et suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur Menu > Gestion des performances > Développement et retour d'information.
  2. Dans la page Développement et retour d'information, sélectionnez un module existant ou cliquez sur Nouveau module.
  3. Cliquez sur l'onglet Auto Assign.

Dans l'onglet Auto Assign, vous pouvez créer une nouvelle règle ou ajouter une règle existante aux modules. En outre, vous pouvez modifier, copier, supprimer et réinitialiser les règles existantes. Cliquez sur les onglets pour obtenir des détails sur chaque action.

Pour créer une nouvelle règle, une règle existante, procédez comme suit :

  1. Dans l'onglet Attribution automatique, cliquez sur Add Rule.
  2. Dans la section Sélectionner une règle, cliquez sur Créer une règle.
  3. La section Créer une règle s'affiche. Dans le champ Name, saisissez le nom de votre règle.
  4. Le menu déroulant Type est un champ en consultation seulement car les règles ne s'appliquent actuellement qu'aux modules d'apprentissage.
  5. (Facultatif) Dans le champ Description, saisissez une description pour votre règle.
  6. Dans la section Regroupement des règles de l'onglet Critères, procédez comme suit :
    1. Dans la liste déroulante Inclure/Non inclure, sélectionnez une option. Par exemple, Inclure.
    2. Dans la liste déroulante Entity Grouping, sélectionnez le groupe d'entités. Par exemple, User.
    3. Cliquez sur + Add Rule Item. Pour supprimer un élément de règle, utilisez l'icône Supprimer.
    4. Dans la boîte Entity, saisissez le nom de l'entité. Vous pouvez inclure un utilisateur par boîte. 
    5.  Répétez ces étapes pour ajouter d'autres entités ou pour inclure ou exclure d'autres groupes d'entités.
    6. Cliquez sur + Add Rule Group pour inclure un nouveau groupe de règles. 
  7. Cliquez sur l'onglet Preview. La section Utilisateurs affiche la liste des utilisateurs associés à la règle.
  8. Pour vérifier si un utilisateur est associé à la règle, procédez comme suit : 
    1. Dans le champ de recherche de la section Utilisateurs, tapez le nom de l'utilisateur. 
    2. Parmi les options qui s'affichent, sélectionnez l'utilisateur. WFM vérifie automatiquement si l'utilisateur est associé au module. Si ce n'est pas le cas, aucun résultat n'apparaît. 
  9. Une fois cela fait, pour attacher la règle au module, cliquez sur Add.
  10. Cliquez sur Enregistrer. Le module est mis à jour avec la règle. WFM enregistre la règle en tant que type d'apprentissage et peut l'utiliser dans le module d'apprentissage actuel ou l'associer à d'autres modules. 

Dans le coin inférieur droit de la section Créer une règle, vous pouvez consulter le champ Complexité, qui affiche le score de complexité de votre règle. Le score augmente au fur et à mesure que vous ajoutez des règles ou des groupes. Survolez l'icône à côté du score pour afficher les détails de la complexité. Par exemple, 2 groupes et 4 éléments sont présents dans la règle. Le score de complexité vous aide à gérer le nombre d'éléments envoyés au cluster de recherche afin de récupérer les détails de l'agent de manière efficace. Le système autorise une note de complexité maximale de 17. Si vous dépassez cette limite, un message d'avertissement vous invite à réduire le nombre de groupes ou d'éléments dans votre règle.

  1. Dans la section Personnes de l'onglet Attribution automatique, cliquez sur Ajouter une règle.
  2. Dans la section Sélectionner une règle, sélectionnez une règle dans la liste des règles ou utilisez le champ Filtrer les règles pour rechercher une règle spécifique. 
  3. Dans la règle correspondante, cliquez sur .
  4. Les détails de la règle s'affichent. Réviser la règle. 
  5. Dans l'onglet Critères, les groupes inclus s'affichent. 
  6. Dans l'onglet Dépendants, les détails des modules de formation associés à cette règle s'affichent. Vous pouvez consulter les détails suivants ici :
    • Nom de la règle.
    • Date et jour de création de la règle.
    • Date à laquelle la règle a été exécutée pour la dernière fois.
    • L'icône d'actions, lorsqu'elle est cliquée, redirige vers le module d'apprentissage dépendant auquel la règle est liée.
  7. Dans l'onglet Aperçu, les détails des utilisateurs associés à la règle s'affichent. 
  8. Cliquez sur Add pour ajouter la règle au module.
  9. Cliquez sur Edit pour modifier la règle. Pour plus d'informations sur la modification d'une règle existante, voir la section Modifier une règle existante de cet article.
  10. Cliquez sur Copy pour copier la règle. Pour plus d'informations sur la copie d'une règle existante, voir la section Copier une règle existante de cet article.
  11. Cliquez sur Delete pour supprimer la règle. Le bouton de suppression n'est disponible que lorsqu'aucun module de formation n'est associé à la règle. Pour plus d'informations sur la suppression d'une règle, voir la section Supprimer une règle existante de cet article.

Pour modifier une règle existante, procédez comme suit :

  1. Dans la page Développement et retour d'information, sélectionnez un module dans la liste.
  2. Cliquez sur l'onglet Auto Assign.
  3. Dans la partie droite de l'écran, cliquez sur l'icône Edit Rule .
  4. La section Modifier la règle s'affiche. Vous pouvez modifier tous les champs sauf le champ Type.
  5. Dans la section Regroupement des règles, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
    1. Dans les cases Inclure/Non exclure, ajoutez de nouveaux groupes ou supprimez des groupes existants. WFM inclut les utilisateurs de n'importe quel groupe de l'annuaire sélectionné.
    2. Cliquez sur + si vous souhaitez ajouter d'autres groupes.
    3. Cliquez sur l'icône Supprimer pour supprimer les groupes que vous avez précédemment ajoutés.
    4. Cliquez sur Add Rule Grouping pour créer un nouveau groupe. 
  6. Cliquez sur l'onglet Preview pour afficher la liste des utilisateurs disponibles en fonction du regroupement défini dans l'onglet Criteria.
  7. Cliquez sur Sauvegarder. 

Utilisateurs Règles met à jour la règle et affiche les détails des modifications apportées. La règle énumère également ses dépendances et toute modification s'applique automatiquement à tous les modules dépendants.

Lorsque vous modifiez des règles existantes, vous pouvez remarquer que GUID a été ajouté à partir d'entités basées sur vos permissions et l'accès à la division. Vous pouvez consulter les détails des règles en fonction de votre niveau d'accès. Indépendamment des autorisations, les règles pour les utilisateurs incluent automatiquement les utilisateurs de ces entités dans la règle.

Pour réinitialiser une règle existante, procédez comme suit :

  1. Dans la page Développement et retour d'information, sélectionnez un module dans la liste.
  2. Cliquez sur l'onglet Auto Assign.
  3. Sélectionnez le module correspondant dans la liste.
  4. Dans la partie droite de l'écran, cliquez sur l'icône Reset Rule .
  5. Les règles que vous avez fixées précédemment s'effacent. Suivez les étapes décrites dans les sections Créer une nouvelle règle ou Ajouter une règle existante.

Pour créer une copie d'une règle existante, procédez comme suit :

  1. Dans la page Développement et retour d'information, cliquez sur Nouveau module.
  2. Cliquez sur l'onglet Auto Assign.
  3. Cliquez sur Ajouter une règle.
  4. Dans la section Sélectionner une règle, les règles existantes apparaissent. 
  5. Dans la liste des règles, sélectionnez une règle et cliquez sur .
  6. Dans la section des règles, cliquez sur Copier.
  7. La copie de la règle est créée et s'affiche pour d'autres modifications.
  8. Suivez les étapes de la section Créer une nouvelle règle pour poursuivre la mise à jour de cette règle.

Vous pouvez créer une copie d'une règle existante à partir de la page Gestion des règles. Pour plus d'informations, voir Travailler avec la gestion des règles.

Vous ne pouvez supprimer une règle que si elle n'est associée à aucun module de formation dépendant. Pour supprimer une règle existante, vous devez d'abord dissocier tous les modules de formation dépendants, puis supprimer la règle. Une fois que vous avez dissocié les modules associés, vous pouvez supprimer la règle. Pour plus d'informations, voir Travailler avec la gestion des règles.